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Records Retention Operating Procedure 219.01

Records Retention Operating Procedure 219.01
Johnson County Community College
Series: 200 Administrative Services
Section: Records

Cross-Reference: Records Retention Policy – 219.00

适用性: 本操作程序适用于所有哪个app可以赌足球(“赌钱app可以微信提现”或“学院”)的人员和记录, as defined in the Records Retention Policy 219.00, for all 赌钱app可以微信提现 departments.

目的本操作程序建立了实施和遵守学院的记录保留政策的过程.00. 

定义:

“记录保留计划”是一份文件，指导与维护和清除记录有关的决策. A Records Retention Schedule contains, 至少, 记录类别的清单，以及每一类记录必须由负责记录的部门保存的时间长度. 记录保存计划中包含的保存期限应为, 至少, the length of time required by law. 为了满足学院的业务需要，可以延长保留期限.   

“记录保管员”是学院每个部门的员工，负责监督和提供学院运作所需的部门记录管理报告.

程序:

各部门应负责记录的保存和清理，并确保其员工遵守记录保留政策219.00 and this Operating Procedure.

记录的保存将在部门的基础上完成, as each department is trained to identify, 保持和清除适当的记录，并将按照本操作程序进行, Records Retention Policy 219.00, Data Classification and Security Policy 530.00，数据分类和安全操作程序530.01.

赌钱app可以微信提现必须知道哪些记录被保留了，哪些记录被清除了. 因此, copies of Records, including correspondence, 笔记, 电子邮件, 备忘录, computer discs, 磁带, 等., 被授权保存在个别办公室或任何非现场地点的文件，其保存时间不得超过部门记录保存时间表中规定的指导方针.

Records Management

  1. Records Retention Schedule. 记录保留时间表将由各部门与学院总法律顾问办公室([)协调制定和实施。. In order to reduce the high cost of storing, 索引和处理大量的记录，否则会积累, 记录保留计划应设置保留期限，规定一旦管理不再需要或不需要记录，就清除记录, 财政, 法律, historical or business purposes.
  2. Records Custodian. Departments will designate a Records Custodian, who will typically be the Data Custodian, 如数据分类和安全操作程序530所定义.01. 如果某个特定部门的数据保管员与记录保管员不同, 记录保管员将与数据保管员协调记录管理. 记录保管人可以委派保留和清理任务，但最终负责遵守政策和本操作程序. 
  3. 记录审查. 各部门应每年审查记录，以确定自上次审查以来需要清除的新记录, 除非有下文特别说明的清洗例外情况.
  4. 清除. 准备清除且不受例外影响的记录, as set out in this Operating Procedure, should be purged as follows: 
A. Records containing Sensitive and Restricted Data, 如数据分类和安全操作程序530所定义.01, will be purged in accordance with applicable law, the Data Classification and Security Policy 530.《数据分类和安全操作程序.01、赌钱app可以微信提现各部门的保密准则. 
B. Electronic Records containing Public Data, 如数据分类和安全操作程序530所定义.01, should be purged from the file in which they reside.
C. 所有其他记录将以任何合理的方式被清除, considering the nature of the Records, as deemed appropriate by the department.
  1. 异常 to 清除. 由于其他特殊情况，可能需要保留超过适用记录保留计划规定期限的记录, such as litigation or government investigation.  If a hold has been placed on a Record by the [, 将通知负责记录的部门，并将记录标记为无限期保存, 直到收到或代表收到进一步通知为止 [. 
  2. Departments must maintain a record of purged Records.

Electronic Records Retention

部门可以选择以电子格式保存记录，如数码成像或电子邮件. Digital imaging, 电子邮件, 和其他电子记录保存方法应以确保保密性的方式使用, reasonable accessibility, 并按照本操作程序长期保存记录, the Data Classification and Security Policy 530.《数据分类和安全操作程序.01, and the department’s Records Retention Schedule. 电子邮件不是自己的记录类型，应按照部门记录保留计划中确定的适当记录类型的保留期限进行保留. The use of digital imaging, 电子邮件, 和其他电子记录保存方法应符合所有适用的法律, 堪萨斯州历史学会和其他管理机构可能发布的法规和指导. 

异常

对记录保留策略例外的请求.00或本操作程序应先以书面形式提交给部门的记录保管人，然后再提交给政府档案局.  为了从记录保留策略219中获得例外.00 or this Operating Procedure, 必须有理由确保遵守上述基本目标.

解释

[和内部审计将负责解释本操作程序或记录保留政策219的任何部分.00 as they may apply to specific situations.

Signature on File in Policy Office
总统

Date of Adoption: 06/26/2013
Revised: 01/21/2021